Visão Geral do Sistema
A tela inicial do sistema divide a navegação em três pilares principais:
- Cadastros: Criação e gestão dos acessos ao sistema, incluindo setores, responsáveis, usuários e cartões.
- Frota: Cadastro unitário e/ou em massa da frota, além do acompanhamento de consumo.
- Financeiro: Resumo de transações, relatórios de gastos, verificação de pagamentos e controle de faturas.
Gestão de Cadastros
Setores e Responsáveis
Os setores representam os departamentos dentro da empresa (ex: Financeiro, Logística) e servem para organizar onde os veículos estarão alocados.
Os responsáveis são as pessoas designadas para o uso dos veículos. Ao cadastrá-los:
- É necessário preencher os dados completos e vinculá-los a um setor.
- A matrícula e a senha definidas no cadastro atuarão como validadores das transações de abastecimento.
- Existe a possibilidade de inserir a foto do motorista, que será utilizada para identificação biométrica facial caso a funcionalidade esteja ativa.
Usuários e Perfis de Permissão
O Gestor Master é o responsável por cadastrar os demais usuários do sistema, podendo conceder acesso total ou parcial às funcionalidades.
- O Gestor Master define o e-mail e a senha inicial do novo usuário.
- Para facilitar a gestão, é possível criar “Perfis de Permissão” pré-definidos.
- Ao cadastrar um novo usuário, basta selecionar um perfil existente e clicar em “Aplicar” para conceder automaticamente as permissões cadastradas.
Gestão de Cartões
Cada veículo cadastrado possui um cartão exclusivo e gerado automaticamente.
Emissão e 2ª Via
Caso seja necessário adicionar um cartão por perda ou roubo, o sistema permite gerar uma segunda via e transferir o saldo existente do cartão anterior. A numeração e as senhas dos novos cartões são geradas automaticamente pelo sistema.
Em caso de perda ou roubo, não esqueça de cancelar o cartão original. Se ele permanecer apenas bloqueado, corre o risco de ainda receber créditos automáticos.
Distribuição de Valores e Limites
O saldo pode ser distribuído de forma individual ou simultânea para todos os cartões. Essa regra aplica-se igualmente para clientes nas modalidades Pós-pago ou Pré-pago.
- Configuração de Limite: É possível estabelecer um limite mensal de distribuição baseado no valor contratual.
- O valor estipulado será adicionado automaticamente no início de cada mês.
- Em caso de necessidade de um valor além do configurado, o gestor pode utilizar a função “Ajuste Manual” para adicionar limite extra ao mês vigente.
Status e Controle de Acesso
Todos os cartões listados exibem seus saldos e a situação atual: ativo, bloqueado ou cancelado. Em caso de cancelamento definitivo, o saldo remanescente no cartão retorna para o saldo global do cliente.
Através da função “Controle de Acesso”, o gestor determina quais motoristas podem consultar o saldo, o extrato e realizar pagamentos usando o App corporativo.
Controle de Frota
Cadastro de Veículos
O cadastro de veículos exige o preenchimento de parâmetros rigorosos para garantir a segurança no abastecimento:
- O número do cartão e a senha não precisam ser preenchidos manualmente (são automáticos).
- Devem ser configurados o tipo de combustível permitido, a capacidade do tanque e o intervalo de tempo mínimo em minutos entre abastecimentos.
- Veículos Locados: Exigem o preenchimento obrigatório de dados do contrato de locação, como CPF do gestor, custo e dados do locador.
- Veículos Cedidos: Exigem as informações do termo de cessão, município cedente e vigência.
Cadastro em Massa
Para registrar grandes frotas, o gestor pode baixar uma planilha de modelo no sistema, preencher os dados dos veículos (sem necessidade de inserir senhas ou números de cartão) e importar o arquivo. O sistema exibe um relatório final apontando quais registros foram importados com sucesso e quais contêm erros.
Consumo, Baixas e Alertas
- Relatórios: O sistema oferece o acompanhamento do consumo detalhado por veículo, cartão, motorista ou produto, com exportação para PDF e Excel. O “Relatório de Despesas” unifica todos os gastos mensais (abastecimento, manutenção, multas).
- Baixa do Veículo: Ao dar baixa em um veículo (ex: alienação, fim de contrato), o sistema o desabilita automaticamente e gera um histórico de justificativas.
- Alertas: A plataforma permite programar notificações preventivas, como previsão para troca de óleo ou manutenção.
Financeiro e Transações
Transações e Pagamentos
Toda tentativa de abastecimento é registrada na aba de Transações. Transações negadas são destacadas em vermelho com a exibição do motivo da recusa. Os comprovantes podem ser acessados diretamente pela coluna de ID.
Para realizar a gestão de saldo:
- Novo Pagamento: Gera o valor para pagamento geral para posterior distribuição manual após a compensação.
- Novo Pagamento para Cartões: Calcula o boleto com base nos cartões selecionados e credita o valor diretamente a eles.
- Renovar Saldo: Aplica um valor fixo aos grupos de cartões.
Faturas e Subcontas
O acompanhamento do que foi faturado ocorre em tempo real. O cliente consegue visualizar detalhes de taxas administrativas aplicadas e adicionar documentos úteis como notas fiscais e certidões.
Através das Sub Contas, o gestor pode fragmentar o saldo global do contrato, destinando montantes específicos exclusivamente para consumo de um produto determinado (ex: criar uma subconta apenas para “Gasolina” ou “Etanol”).
Rede Credenciada
Os usuários podem consultar a rede de postos disponíveis diretamente no sistema.
A visualização pode ser feita em formato de lista (detalhando Nome Fantasia, CNPJ e contato) ou através de um mapa interativo, que permite visualizar a geolocalização do credenciado e até mesmo os preços dos combustíveis praticados no momento.