Visão Geral do Sistema
A tela inicial do módulo de Patrimônio é dividida em quatro áreas principais:
- Cadastros: Criação e gestão dos acessos ao sistema, incluindo setores, usuários e cartões.
- Patrimônio: Cadastro e relação de patrimônios e acompanhamento de ordens de serviço dos bens patrimoniais.
- Manutenção: Solicitação e gestão de orçamentos e/ou ordens de serviços para os bens imobilizados.
- Financeiro: Resumo das transações efetuadas, relatórios com filtros, verificação de pagamentos e controle de faturas.
Gestão de Cadastros
Setores e Responsáveis
Os setores representam as repartições da empresa (ex: Setor Financeiro, Urbanismo, Administrativo) e servem para organizar o local onde haverá um veículo ou bem imobilizado alocado.
Os responsáveis são as pessoas encarregadas pela validação de orçamentos e ordens de serviço do patrimônio.
- É necessário preencher todos os dados solicitados no cadastro.
- A matrícula e a senha definidas para o responsável serão utilizadas como validadores da transação.
Usuários
O Gestor Master é encarregado de cadastrar os usuários do sistema, podendo liberar acessos de forma total ou parcial, variando conforme a função do colaborador. O Gestor deve definir o e-mail (nome de usuário) e a senha para repassar ao profissional designado.
Gestão de Cartões
Cada patrimônio cadastrado possui um cartão gerado no sistema.
- Adição e 2ª Via: É possível criar novos cartões ou gerar segundas vias. A numeração e as senhas são geradas automaticamente pelo sistema.
- Distribuição de Valores: O saldo pode ser distribuído individualmente (buscando o beneficiário por nome, CPF ou cartão) ou simultaneamente para “todos os cartões” (distribuindo para cartões ativos e bloqueados, mas ignorando os cancelados). A lógica de distribuição funciona da mesma forma para clientes Pré-pago e Pós-pago.
- Status e Senha: A tela lista o saldo e a situação (Ativo, Bloqueado ou Cancelado) de todos os cartões, e permite visualizar a senha do titular do cartão clicando na opção “Mostrar senha”. O gestor também pode acessar o histórico de ações do cartão.
Em caso de perda ou roubo, lembre-se de cancelar o cartão correspondente. Se ele permanecer apenas bloqueado ou ativo, o cartão ainda correrá o risco de receber créditos.
Controle de Patrimônio
Cadastro de Bens
Para inserir um bem no sistema, é necessário preencher um formulário detalhado que ajuda a identificar o imobilizado no controle da empresa:
- Nome e Número do patrimônio.
- Categoria e Tipo (ex: Móvel, Eletrônico, Material Hospitalar).
- Marca, Ano de aquisição e Número Serial (se houver).
- Setor ao qual o bem pertence.
Gestão de Manutenção (Ordens de Serviço)
O acompanhamento de solicitações e orçamentos para os bens patrimoniais ocorre através da tela de Ordens de Serviço.
- Pedido de Orçamento: É a solicitação de orçamento enviada para um único credenciado específico.
- Ordem de Serviço: É a solicitação enviada simultaneamente para dois ou mais credenciados, com o objetivo de otimizar a cotação e buscar a melhor oferta.
Fluxo de Aprovação e Pagamento
Conforme os credenciados respondem às solicitações, a situação e a quantidade de orçamentos mudam na tela.
- Avaliação: Clicando no ID da Ordem de Serviço, o gestor visualiza os detalhes, valores e prazos, podendo aceitar, renegociar ou cancelar.
- Parecer do Gestor (OS Pendentes): O gestor master avalia a OS pendente e deve informar sua aprovação ou reprovação, validando a ação com sua senha. Esse dispositivo garante a segurança e o controle operacional.
- Início do Serviço: Apenas após a OS constar como “APROVADO”, o credenciado estará liberado para iniciar o serviço de manutenção.
- Pagamento: Ao clicar em “Realizar pagamento”, o gestor seleciona o cartão e o tipo de operação (crédito/débito). Com a transação paga, caberá ao credenciado efetuar a saída do patrimônio no sistema.
Controle Financeiro
Transações e Faturas
- Transações: A tela exibe todas as transações, tanto as aprovadas quanto as negadas (que aparecem destacadas em vermelho com a justificativa). O ID serve como link para acessar o comprovante, que demonstra o saldo atual do cartão após a operação.
- Faturas: Acompanhamento do faturamento em tempo real. O cliente pode acessar “Detalhes da Fatura” para consultar as métricas do contrato e visualizar/baixar anexos como boletos e certidões negativas.
- Contrato: Exibe a data de início, data de expiração e o valor vigente do contrato da empresa.
Pagamentos e Subcontas
O sistema oferece três tipos de geração de pagamentos:
- Novo Pagamento: Gera um valor geral. Após compensado, o saldo entra na conta para o cliente distribuir manualmente aos cartões.
- Novo Pagamento para Cartões: O boleto já é calculado com base nos cartões selecionados manualmente, creditando o saldo diretamente a eles após compensação.
- Renovar Saldo de Cartões: Estipula um valor fixo a ser distribuído a grupos de cartões.
Através das Subcontas, uma parte do saldo/crédito global pode ser destinada exclusivamente a produtos específicos (ex: uma subconta exclusiva para manutenções de patrimônio).
Tabela de Peças
O financeiro também disponibiliza a funcionalidade “Tabela de Peças”, uma tela de consulta para peças trabalhadas no sistema que lista o maior preço, menor preço e a média de preço praticada.