Visão Geral do Sistema
A tela inicial do módulo de Manutenção é dividida em quatro pilares:
- Cadastros: Criação e gestão de acessos, setores, responsáveis, usuários e cartões.
- Frota: Cadastro da frota e acompanhamento de consumo e das ordens de serviço (OS) criadas.
- Manutenção: Solicitação e gestão de orçamentos e/ou ordens de serviços para a frota.
- Financeiro: Resumo de transações, verificação de pagamentos e controle de faturas.
Gestão de Cadastros
Setores e Responsáveis
Os setores representam as repartições da empresa (ex: administrativo, logística) e organizam os locais onde os veículos estarão alocados.
Os responsáveis são as pessoas que utilizam os veículos, vinculadas a um setor específico.
- A matrícula e a senha cadastradas serão os validadores das transações de manutenção.
- O sistema permite adicionar a foto do responsável para uso futuro em identificação biométrica facial.
Usuários e Cartões
O Gestor Master cadastra os usuários do sistema, definindo acessos totais ou parciais de acordo com a função do colaborador. Cada veículo cadastrado gera automaticamente um cartão.
- Distribuição de Saldo: O crédito pode ser distribuído individual ou simultaneamente, permitindo alterar limites por placa, modelo ou centro de custo.
- Status e Acesso: É possível bloquear ou cancelar cartões (o saldo de um cartão cancelado retorna ao valor global). Através do “Controle de Acesso”, o gestor define quais motoristas têm permissão para consultar saldos e realizar pagamentos via App.
Controle de Frota
Cadastro de Veículos
O cadastro exige a definição de parâmetros como tipo de combustível, intervalo mínimo para abastecimento (em minutos) e limites de quilometragem.
- A numeração do cartão é gerada automaticamente pelo sistema.
- Para veículos locados, é obrigatório informar os dados do contrato de locação (ex: CPF do gestor, custo, características da remuneração).
- Para veículos cedidos, o sistema exige os dados do termo de cessão (ex: município cedente e vigência).
Para cadastrar grandes frotas, utilize a opção “Em Massa” baixando a planilha de exemplo no sistema. Após o preenchimento, anexe o arquivo e acompanhe o relatório de importação.
Baixa e Alertas
- Baixa: Ao dar baixa em um veículo, o sistema o desabilita e gera um histórico com justificativas, podendo ser revertido a qualquer momento.
- Alertas: É possível agendar manutenções preventivas, troca de óleo ou revisões, gerando notificações no sistema para manter a frota segura.
Gestão de Manutenção (Ordens de Serviço)
O módulo de Manutenção centraliza a abertura e o acompanhamento de serviços nos veículos.
Abertura de Pedidos e OS
- Pedido de Orçamento: Solicitação de orçamento direcionada para uma única oficina credenciada, na qual se pede que a oficina informe produtos e valores. Permite enviar até 10 imagens anexas (fotos do problema).
- Ordem de Serviço (OS): Solicitação de serviços enviada para duas ou mais oficinas simultaneamente, otimizando a cotação. Os itens e produtos podem ser inseridos pelo próprio cliente para acelerar o processo.
Acompanhamento e Status
As atualizações da OS ocorrem em tempo real. Os principais status são:
- Aceito: Aprovado pelo cliente para início.
- Em andamento: A oficina iniciou o serviço.
- Anexo adicionado: Inserção de fotos ou Notas Fiscais pela oficina.
- Finalizado: O serviço foi concluído e as informações fiscais foram enviadas.
- Autorizado: Gestor realizou o pagamento.
- Entregue: Veículo retirado pelo motorista.
O gestor master deve avaliar as “Ordens de Serviço Pendentes”, preenchendo o parecer obrigatoriamente com a palavra APROVADO ou REPROVADO (em caixa alta), inserindo sua senha e, se necessário, anexando um comprovante.
Retorno, Cancelamento e Pagamento
- Retorno: Se faltarem documentos, imagens ou houver divergências, o cliente pode retornar a OS para correção pela oficina.
- Cancelamento: A OS pode ser cancelada pelo cliente a qualquer momento mediante justificativa e senha.
- Pagamento: Após clicar em “Realizar Pagamento” e processar a transação, o responsável deve informar sua matrícula e senha na oficina para liberar a saída do veículo.
Configurações de Manutenção
- Planos de Manutenção: Criação de planos preventivos por placa ou modelo, limitados por quilometragem ou data de expiração.
- Grupos de Credenciados: Agrupamento de oficinas por especialidade (ex: elétrica, ar-condicionado) para facilitar o envio da OS.
- Aprovação Automática: Em “Ajustes Gerais”, o gestor define um valor limite máximo para que orçamentos sejam aprovados automaticamente, sem intervenção humana.
- Garantias: Tela para consultar o tempo de garantia vigente das peças e serviços realizados nos veículos.
Financeiro e Rede Credenciada
Transações e Faturas
Toda transação (aprovada ou negada) fica registrada e pode ser exportada. A aba de faturas exibe os consumos detalhados e permite baixar arquivos como boletos e certidões negativas.
Pagamentos e Subcontas
Existem modalidades para gerar pagamentos gerais, boletos para cartões específicos ou renovar saldo de grupos inteiros. Através das Subcontas, o cliente pode separar o saldo global contratado por produto (ex: uma subconta exclusiva para Manutenção).
- Notas de Empenho: O preenchimento da numeração e datas das notas de empenho pode ser feito em massa, selecionando as OS desejadas.
Rede Credenciada
A tela “Rede Credenciada” permite consultar todas as oficinas e postos disponíveis, oferecendo também a opção de remover credenciados quando a empresa não necessitar mais dos serviços de um estabelecimento específico.