Visão Geral do Sistema
A tela inicial do sistema divide as operações em três pilares principais:
- Cadastros: Criação e gestão dos acessos ao sistema, abrangendo setores, responsáveis, usuários e cartões.
- Serviços: Cadastro unitário e/ou em massa dos beneficiários do vale-refeição.
- Financeiro: Resumo das transações efetuadas, relatórios completos com filtros, verificação de pagamentos e controle de faturas.
Cadastros
Setores
Os setores representam as repartições dentro da empresa (ex: Finanças, Urbanismo, TI, Administrativo). Esses setores são cadastrados de acordo com o local onde haverá um veículo ou recurso alocado.
Usuários
O Gestor Master é o responsável por cadastrar os usuários que terão acesso ao sistema, podendo conceder acesso total ou parcial às funções.
- As funções do sistema podem ter possíveis restrições conforme as permissões concedidas no perfil de cada usuário.
- É necessário preencher os dados pessoais, contato e a matrícula, caso o usuário pertença a algum setor criado anteriormente.
- O Gestor Master deve definir o e-mail (nome de usuário) e a senha para repassar ao colaborador designado.
Gestão de Cartões
No menu de cartões, é possível verificar todos os cartões gerados para os beneficiários cadastrados.
- Adicionar Cartão: Permite criar um novo cartão ou gerar uma segunda via para um cartão já existente. A numeração e as senhas são geradas automaticamente pelo sistema. Em caso de perda ou roubo, é obrigatório cancelar o cartão antigo; mantê-lo apenas bloqueado ou ativo gera o risco de continuar recebendo créditos.
- Grupos de Cartões: Utilizado para identificar o programa ou benefício social e seu produto específico. O cadastro da nomenclatura facilita o remanejamento e a organização na hora de distribuir o saldo aos beneficiários.
- Distribuição de Créditos/Saldos: O saldo pode ser distribuído individualmente ou para todos os cartões simultaneamente. A distribuição individual permite buscar o beneficiário e preencher manualmente o saldo. Já a opção “todos os cartões” envia o crédito para cartões ativos e bloqueados, ignorando os cancelados.
- Status e Senha: A tela lista a situação de cada cartão (ativo, bloqueado ou cancelado) e permite bloquear, ativar, cancelar ou ver o histórico. Se o beneficiário bloquear o cartão (pelo app, por exemplo), o motivo aparecerá para o Gestor tomar as devidas providências.
Serviços e Beneficiários
Cadastro Individual
Para cadastrar um novo beneficiário, preencha os dados solicitados, atrele-o ao produto (ex: Vale Refeição) e vincule-o a um grupo (caso o programa de benefício seja diversificado).
- O número do cartão é gerado automaticamente, mas se faz necessário o preenchimento de uma senha.
Se houver mais de um grupo de cartões, você DEVERÁ cadastrar os Grupos primeiro, para só depois efetuar o cadastro dos beneficiários e vinculá-los aos seus grupos específicos.
Cadastro em Massa
O sistema permite cadastrar vários beneficiários simultaneamente através da importação de uma planilha.
- No canto superior direito da tela de Beneficiários, baixe a planilha modelo clicando em “Baixar exemplo de arquivo”.
- Apague os exemplos contidos nela e preencha com os dados reais. O preenchimento das colunas de número do cartão e senha não é obrigatório.
- Após o preenchimento, selecione o produto no sistema, anexe o arquivo da planilha e clique em salvar.
Financeiro
Contrato e Transações
- Contrato: A tela exibe a data de início e fim da contratação, além do valor estipulado.
- Transações: Toda transação (aprovada ou negada) é registrada nesta tela. Transações negadas aparecem destacadas em vermelho junto com o motivo da recusa. A coluna “ID” contém um link para acessar o comprovante, que exibe o saldo atual do beneficiário após a operação. É possível utilizar filtros de busca por setores, produtos ou datas.
Pagamentos
A gestão de pagamentos disponibiliza três métodos de creditamento:
- Novo Pagamento: Gera um valor para pagamento geral. Após a compensação do boleto, o sistema recebe a baixa e o saldo é creditado na conta do cliente para posterior distribuição manual aos cartões.
- Novo Pagamento para Cartões: O valor do boleto é calculado exatamente para a quantidade de cartões selecionados pelo gestor. Após a compensação, o saldo cai diretamente nestes cartões.
- Renovar Saldo de Cartões: Estipula um valor fixo a ser distribuído a grupos de cartões pré-definidos. Como os cartões bloqueados também terão o saldo renovado nesta opção, é muito importante manter a base sempre atualizada.
Em contratos na modalidade Pré-pago, os valores são gerados antes dos créditos compensarem. O gestor pode anexar o comprovante de pagamento diretamente no sistema (clicando no botão azul de anexo) para agilizar as análises financeiras e a liberação do crédito.
Faturas
A aba de faturas centraliza o acompanhamento em tempo real do faturamento no período contratado.
- Ao clicar em “Detalhes da fatura”, o cliente tem o acompanhamento especificado conforme os parâmetros contratuais (valor de consumo, taxas administrativas e valor faturado).
- O sistema permite anexar ou baixar arquivos relativos à fatura, como notas fiscais, boletos e certidões negativas.