Visão Geral do Sistema
A tela inicial do módulo de benefícios organiza as operações em três áreas centrais:
- Cadastros: Criação e gestão dos acessos ao sistema, setores, responsáveis, usuários e cartões.
- Serviços: Cadastro unitário e/ou em massa dos beneficiários.
- Financeiro: Resumo das transações, relatórios completos com filtros, verificação de pagamentos e controle das faturas.
Cadastros e Acessos
Setores e Usuários
Os setores representam as repartições da empresa (ex: Finanças, Urbanismo, Administrativo) e indicam o local onde os beneficiários estarão alocados.
O Gestor Master é encarregado de cadastrar os usuários do sistema, concedendo-lhes acesso total ou parcial conforme as permissões desejadas para cada função.
- O cadastro exige o preenchimento de dados pessoais, contato e matrícula (caso o usuário pertença a um setor já criado).
- O Gestor Master deve definir o e-mail (nome de usuário) e a senha inicial para repassar ao colaborador.
Gestão de Cartões
Nesta seção, é possível administrar todos os cartões gerados para os beneficiários cadastrados.
- Adicionar e 2ª Via: O sistema permite criar novos cartões ou emitir uma segunda via para um cartão já existente. A numeração e as senhas são geradas de maneira automática. Em caso de perda ou roubo, é essencial cancelar o cartão, pois mantê-lo bloqueado ou ativo ainda oferece o risco de recebimento de créditos.
- Grupos de Cartões: Utilizado para identificar internamente o programa ou benefício social e seu respectivo produto. A divisão em grupos simplifica o remanejamento e a organização das creditações de saldo.
- Distribuição de Créditos/Saldos: O saldo pode ser distribuído para todos os cartões simultaneamente (incluindo ativos e bloqueados, mas ignorando os cancelados) ou de forma individual. Na distribuição individual, o gestor pesquisa o beneficiário por nome, CPF ou cartão e informa o saldo a ser creditado. O processo é idêntico tanto para contratos Pós-pagos quanto Pré-pagos.
- Status e Bloqueios: O gestor pode ativar, bloquear, cancelar, visualizar a senha vinculada ao titular e acessar o histórico do cartão. Caso o próprio beneficiário bloqueie o cartão, a justificativa inserida aparecerá no sistema para que o Gestor tome providências.
Serviços e Beneficiários
Para cadastrar um novo beneficiário, acesse a aba correspondente e preencha os dados solicitados, vinculando-o ao produto aplicável (como o gás).
- Para novos beneficiários, os campos de número do cartão e senha podem ficar em branco, pois essas informações serão geradas automaticamente pelo sistema.
Se você for utilizar mais de um grupo de cartões, DEVERÁ cadastrar primeiramente os Grupos de Cartões. Somente depois efetue o cadastro dos Beneficiários para conseguir vinculá-los aos seus grupos específicos.
Controle Financeiro
Contrato e Transações
- Contrato: A tela inicial do financeiro exibe a data de início e a data de expiração da contratação, assim como o valor total do contrato.
- Transações: Registra todas as operações aprovadas e negadas. As transações negadas são destacadas em vermelho, acompanhadas do respectivo motivo. A coluna “ID” apresenta um link direto para o comprovante, que demonstra o saldo atualizado do beneficiário após o uso do cartão.
Pagamentos
A gestão de pagamentos disponibiliza três ferramentas de creditamento:
- Novo Pagamento: Gera um boleto com valor geral. Após a compensação, o saldo é creditado na conta do cliente para distribuição manual aos cartões.
- Novo Pagamento para Cartões: O valor cobrado é calculado especificamente com base na quantidade de cartões vinculados à cobrança pelo gestor, creditando o saldo diretamente a eles.
- Renovar Saldo de Cartões: Estipula um valor fixo a ser distribuído a grupos inteiros de cartões. É crucial manter a base atualizada, pois os cartões bloqueados também receberão renovação de saldo nesta opção.
Para modalidades de pagamento antecipado (Pré-pago), os valores são gerados antes de o crédito ser compensado. O gestor pode anexar o comprovante de pagamento diretamente na tela de solicitação para auxiliar nas análises financeiras e na compensação do crédito.
Faturas
O módulo de faturas centraliza o detalhamento de tudo o que foi faturado no período contratado. O cliente pode acessar “Detalhes da fatura” para obter especificações baseadas nos parâmetros do contrato, como valor de consumo, taxa administrativa e valor total faturado. O sistema também permite anexar e extrair arquivos online, como notas fiscais, boletos e certidões negativas.