Visão Geral do Sistema
A tela inicial do sistema consolida as principais funções da plataforma:
- Cadastros: Criação e gestão dos acessos ao sistema, incluindo setores, responsáveis, usuários e cartões.
- Serviços: Cadastro unitário e/ou em massa dos beneficiários.
- Financeiro: Resumo das transações efetuadas, relatórios de transações com filtros, verificação de pagamentos e controle das faturas.
Cadastros
Setores
Os setores representam as repartições dentro de uma empresa (ex: Finanças, Urbanismo, Administrativo). Esses setores são cadastrados de acordo com o local onde haverá um veículo ou recurso alocado.
Usuários
O Gestor Master é responsável por cadastrar os usuários que terão acesso ao sistema, podendo liberar o acesso total ou parcial às funções.
- É necessário preencher os dados pessoais, contato e matrícula (se o usuário pertencer a um setor criado anteriormente).
- O Gestor Master define o e-mail e a senha inicial para repassar ao responsável designado.
- As possíveis restrições de uso variam conforme as permissões delegadas no perfil escolhido para o colaborador.
Gestão de Cartões
Esta seção permite verificar todos os cartões gerados para os beneficiários cadastrados.
- Adicionar ou 2ª Via: É possível criar um cartão novo ou gerar uma segunda via para um cartão existente, com numeração e senha geradas automaticamente pelo sistema. Em caso de perda ou roubo, é obrigatório cancelar o cartão antigo; se ele permanecer apenas bloqueado, ainda corre o risco de receber créditos.
- Grupos de Cartões: Cadastro de nomenclatura utilizada internamente para identificar o programa ou benefício social e seu produto associado. Isso facilita o remanejamento e a organização das creditações.
- Distribuição de Créditos/Saldos: O valor pode ser distribuído individualmente ou para todos os cartões simultaneamente. Na distribuição “por cartão”, o gestor seleciona o beneficiário pesquisando por nome, CPF ou cartão. Na distribuição para “todos os cartões”, o saldo é enviado para cartões ativos e bloqueados, excetuando-se os cancelados. O processo é idêntico para clientes Pré-pago e Pós-pago, variando apenas o módulo contratado.
- Status e Senha: O beneficiário pode bloquear o cartão e informar uma justificativa, que aparecerá para o Gestor tomar as devidas providências. A tela principal de cartões lista o saldo atualizado e a situação de todos os cartões: ativo, bloqueado ou cancelado.
Serviços e Beneficiários
Cadastro Individual
Para adicionar um novo beneficiário, preencha os dados principais, atrele-o ao produto (como alimentação, gás ou vale-transporte) e vincule-o a um grupo, caso o programa de benefício seja diversificado.
- É possível inserir a foto do beneficiário.
- Os campos de número do cartão e senha podem ficar em branco para novos registros, pois são gerados automaticamente.
- Se o beneficiário for menor de idade, o CPF informado no cadastro inicial deverá ser o do seu Responsável.
Se houver mais de um grupo de cartões, você deverá cadastrar os Grupos primeiro e somente depois efetuar o cadastro dos beneficiários para vinculá-los aos seus grupos específicos.
Cadastro em Massa
Para a importação de beneficiários em massa, baixe a planilha de exemplo localizada no canto superior direito da tela.
- A planilha já está no formato exato de importação. Apague os exemplos de preenchimento e insira os dados reais.
- Não é obrigatório preencher as colunas de número do cartão e senha.
- Após o preenchimento, selecione o produto, anexe o arquivo, selecione o grupo (caso haja vinculação) e clique em salvar.
Financeiro
Transações
Toda transação, seja ela aprovada ou negada, é registrada e detalhada nesta tela.
- Transações negadas ficam destacadas em vermelho junto com o motivo da recusa.
- Os comprovantes ficam disponíveis ao clicar no link da coluna “ID”.
- O comprovante demonstra o saldo atualizado do beneficiário após a operação.
- É possível refinar a busca utilizando filtros por setores ou produtos.
Pagamentos
A gestão de pagamentos disponibiliza três ferramentas de creditamento:
- Novo Pagamento: Gera um valor para pagamento geral. Após a compensação, o sistema recebe a baixa, o saldo é creditado na conta do cliente e fica disponível para ser distribuído manualmente aos cartões.
- Novo Pagamento para Cartões: O valor do boleto é calculado exatamente conforme a quantidade de cartões selecionados manualmente pelo gestor, e o saldo é creditado diretamente a eles.
- Renovar Saldo de Cartões: Estipula um valor fixo a ser distribuído para grupos de cartões criados anteriormente. Como os cartões bloqueados também terão o saldo renovado nesta modalidade, é fundamental manter a base atualizada.
Nos pagamentos antecipados (Pré-pago), os valores são gerados antes dos créditos compensarem. Após o gestor gerar a fatura e efetuar o pagamento, é possível anexar o comprovante na própria tela para agilizar as análises financeiras e a compensação do crédito.
Faturas
A aba de faturas detalha tudo o que foi faturado durante o período contratado.
- Em “Detalhes da fatura”, o gestor tem acesso ao acompanhamento especificado conforme os parâmetros contratuais.
- A tela permite ao cliente acompanhar em tempo real tudo o que acontece nas transações da empresa.